Das Motto des Treffens lautete "Sich kennen lernen" , zu dem Pfarrer Johannsen Pfarrgemeinderäte und Mitlieder der Kirchenverwaltungen aus Römershag, Volkers, Wernarz und Bad Brückenau ins Pfarrheim eingeladen hatte. Bei der Bildung einer Pfarreiengemeinschaft wären etwa 4200 Katholiken betroffen. Hilfestellung für die einzelnen Gremien gibt ein von der Diözese Würzburg erarbeiteter Acht Punkte -Plan.
Pfarrer Johannsen gab einen Überblick über prägnante Merkmale wie Historie, pastorale Personalstruktur, Gefüge und Sachlage in den jeweiligen Pfarrgemeinden. Die Sprecher der Ratsgremien aus Bad Brückenau, Römershag, Volkers und Wernarz informierten über die örtlichen Situationen.
Johannsen wies daraufhin, dass Kuratien in einer Pfarreingemeinschaft selbstständig bleiben. Alfred Bauer wird künftig Pfarrer der einzelnen Gemeinden sein. Unterstützt wird er von Pfarrvikar Karl Ebner in der Malteser-Klinik und, ebenfalls ab September, von einem Pfarrvikar in Volkers.
Weiterhin sieht der Personalplan zwei Vollzeitstellen für Pastoralreferentinnen vor, einen Kantor, eine Pfarrsekretärin, zwei Diakone im Zivilberuf und zwei mitarbeitende Priester. Auch nach Gründung der Pfarreiengemeinschaft werden Einrichtungen wie Pfarrgemeinderatsgremien und Kirchenverwaltungen in unveränderter Form bestehen.
Um jedoch die jeweiligen Aktivitäten in der Pfarreiengemeinschaft zu koordinieren, werden zwei neue Ausschüsse eingerichtet: ein Ausschuss der Pastorale und ein gemeinsamer Finanzausschuss. Zukünftig kümmert sich dann ein solches Pastoralteam darum, einzelne Elemente wie beispielsweise Kommunion- und Firmkatechese, Ausflüge oder Treffen, zentral zu organisieren und zu betreuen.
Ferner wird ein Projektteam Schwerpunkte und Möglichkeiten der Kooperation eruieren und die Pfarrgemeinden auf ihrem Weg in die Pfarreiengemeinschaft begleiten. In einem Projektausschuss werden die Fäden bis zur Unterzeichnung einer endgültigen Vereinbarung zur Zusammenarbeit zusammenlaufen. Die Aufträge an die jeweiligen Gremien auf dem Weg in die Pfarreiengemeinschaft lautet: Klare Strukturen schaffen, verbindliche Richtlinien aufstellen und einen Namen für die Pfarreiengemeinschaft finden.
